Vorsteuerabzug 2026: Grundlagen für Selbstständige

Der Vorsteuerabzug ist eines der zentralen Instrumente im Umsatzsteuerrecht. Er erlaubt Unternehmen und Selbstständigen, die auf Eingangsrechnungen bezahlte Umsatzsteuer mit der eigenen Umsatzsteuerschuld gegenüber dem Finanzamt zu verrechnen. Das Ergebnis: Die Umsatzsteuer wird kein echter Kostenfaktor für Unternehmen, sondern bleibt eine durchlaufende Position. Letztlich trägt nur die Endverbraucherin oder der Endverbraucher die Steuer. Der Vorsteuerabzug verhindert damit eine Doppelbesteuerung im unternehmerischen Bereich und stützt die Liquidität von Firmen. Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist und welche Voraussetzungen konkret gelten, unterscheidet sich in Details zwischen Österreich und Deutschland, folgt aber denselben europarechtlichen Grundprinzipien der EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie.

In Deutschland ist der Vorsteuerabzug in § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Damit ein Unternehmen die Vorsteuer abziehen darf, müssen laut § 15 UStG mehrere Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein: Erstens muss die Person Unternehmerin oder Unternehmer im Sinne des § 2 UStG sein. Zweitens muss die Ausgabe betrieblich veranlasst sein. Drittens muss eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG vorliegen, also unter anderem vollständiger Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Entgelt sowie der ausgewiesene Steuerbetrag. Eine Rechnung über 250 Euro brutto muss nach § 14 Abs. 4 UStG zehn Pflichtangaben enthalten. Fehlt auch nur eine einzige davon, verliert der Empfänger sein Recht auf Vorsteuerabzug, bis eine berichtigte Fassung vorliegt. Für Beträge bis 250 Euro gelten die Erleichterungen der Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Seit dem 1. Januar 2025 gilt zudem im B2B-Bereich die stufenweise Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen; auf den Vorsteuerabzug selbst hat die E-Rechnungspflicht nach aktuellem Stand keinen direkten Einfluss, solange alle Rechnungsangaben nach § 14 UStG enthalten sind. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen, da ihre Umsätze seit dem Jahressteuergesetz 2024 ab dem 1. Januar 2025 als steuerfrei gelten. Die Kleinunternehmerregelung wurde zum 1. Januar 2025 umfassend reformiert: Die Umsatzgrenzen wurden von 22.000 Euro (Vorjahr) und 50.000 Euro (laufendes Jahr) auf 25.000 Euro und 100.000 Euro angehoben. Wird die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr überschritten, entfällt die Steuerbefreiung ab diesem Umsatz sofort. Wer auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet und zur Regelbesteuerung optiert, kann Vorsteuer geltend machen. Führt ein Unternehmen steuerfreie Umsätze aus, ist der Vorsteuerabzug für damit zusammenhängende Eingangsleistungen nach § 15 Abs. 2 UStG grundsätzlich ausgeschlossen. Praxisbeispiel: Eine Grafikdesignerin kauft einen Laptop für 1.190 Euro brutto (1.000 Euro netto + 190 Euro USt). Sie ist regelbesteuert und hat eine ordnungsgemäße Rechnung. Sie kann 190 Euro Vorsteuer mit ihrer nächsten Umsatzsteuervoranmeldung verrechnen.

In Österreich ist der Vorsteuerabzug in § 12 des Umsatzsteuergesetzes 1994 (UStG) geregelt. Unternehmen sind vorsteuerabzugsberechtigt, wenn sie steuerpflichtige Umsätze erzielen, ordnungsgemäße Rechnungen von ihren Lieferanten oder Dienstleistern erhalten und die Voraussetzungen gemäß § 12 UStG erfüllen. Eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung nach § 11 UStG 1994 ist dabei die Grundvoraussetzung für den Vorsteuerabzug. Der § 11 UStG regelt detailliert, welche Angaben eine Rechnung zwingend enthalten muss, damit sie umsatzsteuerrechtlich anerkannt wird. Fehlen wesentliche Pflichtangaben, kann der Empfänger die ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen. Die Lieferung oder Leistung, für die Vorsteuer geltend gemacht wird, muss zudem für unternehmerische Zwecke erfolgen und zu mindestens 10 Prozent unternehmerischen Zwecken dienen, wie § 12 Abs. 2 UStG vorschreibt. Bei Rechnungen bis zu 400 Euro (Kleinbetragsrechnungen) gelten gemäß § 11 Abs. 6 UStG vereinfachte Anforderungen: Name und Adresse des Leistungsempfängers, die laufende Rechnungsnummer sowie die UID-Nummer müssen nicht zwingend angegeben werden, der Leistungsumfang muss aber dennoch klar und konkret beschrieben sein. Nach § 11 Abs. 1 Z 6 UStG muss jede Rechnung eine eindeutige, fortlaufende Nummer enthalten. Unternehmen mit Umsätzen aus der Ist-Besteuerung nach § 17 UStG, die im vorangegangenen Veranlagungszeitraum zwei Millionen Euro nicht überstiegen haben, dürfen die Vorsteuer erst nach erfolgter Zahlung der Eingangsrechnung abziehen. Bestimmte Ausgaben sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen, insbesondere Aufwendungen für die private Lebensführung sowie Kosten für den Unterhalt von Familienangehörigen, auch wenn ein beruflicher Zusammenhang bestehen sollte. Für PKW und Kombis gelten besondere Einschränkungen nach § 12 Abs. 2 Z 2 UStG sowie der PKW-Angemessenheitsverordnung. Kleinunternehmen in Österreich sind von der Umsatzsteuer befreit und haben daher keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug, da es sich um eine unechte Steuerbefreiung handelt. Seit dem 1. Jänner 2025 gilt eine neue Kleinunternehmergrenze von 55.000 Euro netto gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG. Es besteht jedoch die Möglichkeit, auf die Steuerbefreiung zu verzichten und zur Regelbesteuerung zu optieren. In diesem Fall erfolgt die Besteuerung nach den allgemeinen Grundsätzen und es besteht das Recht auf Vorsteuerabzug. An diesen Verzicht ist man mindestens für das laufende Kalenderjahr und weitere vier Jahre gebunden. Österreichische Unternehmen machen die Vorsteuer geltend, indem sie die bezahlte Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen in ihrer Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) angeben und die Belege sorgfältig aufbewahren.

1. Unternehmereigenschaft prüfen: Stellen Sie fest, ob Sie Unternehmerin oder Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind. In Österreich gilt nach § 2 Abs. 1 UStG als Unternehmer, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. In Deutschland gilt die entsprechende Regelung nach § 2 UStG. Nur wer diese Voraussetzung erfüllt und steuerpflichtige Umsätze erzieht, kann Vorsteuer abziehen. 2. Regelbesteuerung sicherstellen: Prüfen Sie, ob Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen. In Deutschland gilt seit 2025 eine Umsatzgrenze von 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. In Österreich liegt die Grenze seit 1. Jänner 2025 bei 55.000 Euro netto. Wer als Kleinunternehmer eingestuft ist, muss zur Regelbesteuerung optieren, um überhaupt Vorsteuer geltend machen zu können. 3. Eingangsrechnungen auf Vollständigkeit prüfen: Kontrollieren Sie jede Eingangsrechnung auf alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben. In Deutschland sind diese in § 14 Abs. 4 UStG geregelt, in Österreich in § 11 UStG. Fehlen Pflichtangaben, fordern Sie beim Rechnungsaussteller umgehend eine berichtigte Rechnung an. Eine korrigierte Rechnung wirkt grundsätzlich auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Ausstellung zurück. 4. Unternehmerische Verwendung dokumentieren: Belegen Sie, dass die eingekaufte Leistung oder Ware für unternehmerische Zwecke genutzt wird. In Österreich muss die Nutzung zu mindestens 10 Prozent unternehmerischen Zwecken dienen. Bei gemischter Nutzung (privat und betrieblich) ist eine anteilige Aufteilung erforderlich. Achten Sie darauf, dass Kosten der privaten Lebensführung nicht vorsteuerabzugsfähig sind. 5. Vorsteuerbeträge in der Umsatzsteuervoranmeldung eintragen: Tragen Sie die abziehbaren Vorsteuerbeträge aus den Eingangsrechnungen in die monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) ein. Der Abzug der Vorsteuer von der selbst geschuldeten Umsatzsteuer ergibt entweder eine Zahllast oder ein Guthaben zugunsten des Unternehmens. 6. Belege revisionssicher aufbewahren: Heben Sie alle Originalrechnungen und Belege für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum auf. Im Falle einer Betriebsprüfung müssen Sie den Vorsteuerabzug durch Vorlage der ordnungsgemäßen Rechnungen nachweisen können. Digitale Belege sind zulässig, wenn Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind. 7. Vorsteuerberichtigung bei geänderter Verwendung beachten: Falls sich die Verwendung eines Wirtschaftsguts nachträglich ändert (z. B. ein Gerät wird stärker privat genutzt), kann eine Berichtigung des Vorsteuerabzugs nach § 15a UStG (Deutschland) bzw. den entsprechenden österreichischen Vorschriften notwendig werden. Beachten Sie die relevanten Zeiträume und informieren Sie Ihre Steuerberatung rechtzeitig.

Fehler 1: Unvollständige Eingangsrechnungen werden einfach akzeptiert. Viele Selbstständige prüfen Eingangsrechnungen nicht systematisch auf Vollständigkeit. Fehlt auch nur eine Pflichtangabe, verweigert das Finanzamt den Vorsteuerabzug für diese Position. Die Lösung: Etablieren Sie eine Checkliste der Pflichtangaben (in Deutschland nach § 14 Abs. 4 UStG, in Österreich nach § 11 UStG) und prüfen Sie jede Eingangsrechnung vor der Verbuchung. Fordern Sie bei Mängeln sofort eine Korrekturrechnung beim Lieferanten an. Fehler 2: Private Ausgaben werden als betrieblich verbucht und Vorsteuer geltend gemacht. Aufwendungen für die private Lebensführung und den Unterhalt von Familienangehörigen sind auch dann nicht vorsteuerabzugsfähig, wenn ein beruflicher Zusammenhang besteht. Solche Grenzfälle führen häufig zu Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt. Die Lösung: Trennen Sie private und betriebliche Ausgaben konsequent. Führen Sie bei gemischt genutzten Gegenständen genaue Aufzeichnungen über den betrieblichen Nutzungsanteil. Fehler 3: Kleinunternehmer machen Vorsteuer geltend, ohne zur Regelbesteuerung optiert zu haben. Wer unter die Kleinunternehmerregelung fällt und diese nicht aktiv aufgehoben hat, ist nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Die Lösung: Überprüfen Sie Ihren umsatzsteuerlichen Status zu Beginn jedes Geschäftsjahres. Wenn größere Investitionen geplant sind, kann ein Wechsel zur Regelbesteuerung wirtschaftlich sinnvoll sein, auch wenn er für mehrere Jahre bindet. Fehler 4: Der Leistungszeitraum fehlt auf der Rechnung oder ist ungenau angegeben. Ohne korrekten Leistungszeitraum ist eine Rechnung in Österreich wie auch in Deutschland unvollständig und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Sammelbegriffe oder Gattungsbezeichnungen als Leistungsbeschreibung reichen ebenfalls nicht aus. Die Lösung: Achten Sie als Leistungsempfänger darauf, dass Lieferant und Dienstleister immer konkrete Leistungszeiträume und genaue Leistungsbeschreibungen auf den Rechnungen angeben. Fehler 5: Vorsteuerabzug wird für steuerfreie Umsätze beansprucht. Wer steuerfreie Ausgangsleistungen erbringt, kann die damit zusammenhängende Vorsteuer grundsätzlich nicht abziehen. In Deutschland ergibt sich dies aus § 15 Abs. 2 UStG. Die Lösung: Wenn Sie teils steuerfreie und teils steuerpflichtige Umsätze erzielen, müssen Sie die Vorsteuer aufteilen. Konsultieren Sie hierfür eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater, da die Aufteilungsmethoden komplex sind und Fehler erhebliche Nachzahlungen verursachen können.